IT Offshoring – Sử dụng nguồn lực bên ngoài trong công nghệ thông tin

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com | 10.09.2004

Offshoring hiểu đơn giản là hình thức sử dụng nguồn lực từ nước khác. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Offshoring thường là các hợp đồng gia công phần mềm (hay phát triển phần mềm). Việc giao tiếp thường được thực hiện thông qua đường kết nối dữ liệu tốc độ cao, cho phép các kỹ sư và nhà quản lý giao tiếp trên cơ sở thời gian thực. Khách hàng có thể giám sát từ xa quá trình và các mốc phát triển dự án trên cơ sở từng phút, đảm bảo chất lượng và quy trình.

Theo định nghĩa của OffshoreXperts, Outsourcing là việc quản lý và/hoặc thực hiện toàn bộ một chức năng kinh doanh được giao cho một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Dịch vụ có thể được cung cấp bên trong hay bên ngoài công ty khách hàng; có thể thuộc nước sở tại hoặc ở nước ngoài. IT Outsourcing là việc thuê dịch vụ công nghệ thông tin. Outsourcing phổ biến trong các công ty có nhu cầu sử dụng công nghệ thông tin tiên tiến. IT outsourcing cũng có nghĩa là việc thuê người bên ngoài thực hiện mảng công nghệ thông tin của công ty mình. Một đối tác như vậy sẽ cung cấp nhân lực làm việc sát cánh với nhân viên của công ty, có khả năng nắm bắt các vấn đề của riêng công ty và từ đó giúp công ty chuyển giao và thực hiện các giải pháp thích hợp.

Cần phân biệt Offshoring với việc sử dụng nguồn lực bên ngoài trong quy trình kinh doanh BPO (business process outsourcing) thường bao gồm việc di chuyển dịch vụ tới nhà cung cấp bên ngoài chẳng hạn các tổng đài điện thoại (call center), kế toán tài chính, nguồn nhân lực… Offshoring áp dụng trong các hoạt động sản xuất, công nghệ thông tin và hoạt động văn phòng, tận dụng lao động rẻ ở vùng, quốc gia khác. Người ta cũng thường cho rằng outsourcing bao hàm offshoring. Trên thực tế quy trình cần outsourcing được giao hẳn cho nhà cung cấp bên ngoài còn quy trình cần offshoring có thể được giao hẳn hoặc vẫn được thực hiện tại công ty thuê dịch vụ. Thuật ngữ offshoring cũng được sử dụng với những công ty tự xây dựng các trung tâm dịch vụ ở các địa điểm xa có chi phí thấp hơn là xây dựng tại chỗ.
Gia công phần mềm cùng với chiến lược sử dụng nguồn lực IT từ bên ngoài bắt đầu phát triển từ giữa thập kỷ 90, khi mà vấn đề Y2K nổi lên đe doạ hệ thống thông tin của các tập đoàn lớn. Hàng loạt công ty dịch vụ đã ra đời phục vụ cho các quy trình kinh danh hoặc cung cấp các kỹ năng đặc biệt. Ngày nay, ở Mỹ, người ta ước tính 80% công ty nghĩ tới việc sử dụng nguồn lực bên ngoài và hơn 40% đã và chuẩn bị sử dụng nguồn lực IT từ dịch vụ bên ngoài thông qua mô hình chuyển giao toàn cầu.

Gia công, phát triển phầm mềm từ xa, hay nói rộng hơn là gia công, phát triển sản phẩm từ xa rõ ràng đang là cứu cánh trong điều kiện thị trường thị trường hiện với công nghệ, kỹ năng và phương thức biên chuyển hàng giờ. Chiến lược sử dụng nguồn lực bên ngoài trước hết tạo ra đòn bẩy cho nguồn lực công ty, truyền tư tưởng, kỹ năng và kinh nghiệm mới đồng thời rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường.

Các lợi thế chiến lược của việc sử dụng nguồn lực bên ngoài bao gồm:
– Tập trung cho trọng tâm kinh doanh chính (business focus). Outsourcing giúp công ty khách hàng tập trung vào các hoạt động sản xuất kinh doanh chính trong khi các hoạt động phụ được giao cho chuyên gia bên ngoài đảm nhận. Đối với nhiều công ty, lý do chính khiến họ sử dụng nguồn lực bên ngoài là vì các hoạt động phụ đã thu hút nhiều nguồn lực cùng với sự tập trung quá mức của đội ngũ quản lý.
– Đạt được năng lực (capacities) ngang tầm quốc tế. Với bản chất chuyên môn hóa, các nhà cung cấp nguồn lực bên ngoài đã đáp ứng nhu cầu của khách hàng bằng những nguồn lực ngang tầm thế giới. Làm việc với các tổ chức có năng lực như vậy giúp cho họ tiếp cận với công nghệ, thiết bị và kỹ thuật mới; với các phương thức làm việc, thủ tục và tài liệu có hệ thống; với lợi thế cạnh tranh thông qua các kỹ năng phát triển.
– Tăng lợi ích của việc tái cơ cấu (reengineering). Outsourcing thường là một sản phẩm phụ của một công cụ quản lý mạnh mẽ khác: tái cơ cấu quy trình kinh doanh. Nó cho phép tổ chức nhận biết được ngay lợi ích của tái cơ cấu thông qua một tổ chức khác đã thực hiện tái cơ cấu theo tiêu chuẩn / quy trình toàn cầu.
– Chia sẻ rủi ro (risks). Việc đầu tư vào công nghệ thông tin chứa đựng rất nhiều rủi ro cho công ty. Khi thực hiện outsourcing, công ty trở nên linh hoạt, năng động hơn, dễ dàng thay đổi cho phù hợp với thời cơ mới.
– Hướng nguồn lực hệ thông tin tới các hoạt động mang tính chiến lược hơn (redirecting). Bất kỳ tổ chức nào cũng chỉ tiếp cận được một nguồn lực có giới hạn. Outsourcing cho phép hướng các nguồn lực từ các hoạt động không phải trọng tâm tới các hoạt động đem lại lợi ích trong việc phục vụ khách hàng.

Bên cạnh đó, thực hiện outsourcing cũng đem lại lợi thế trên phương diện quản lý:
– Các ứng dụng một lần: các ứng dụng cần phát triển và điều chỉnh vào một thời điểm nhất định đòi hỏi một nguồn nhân lực rất lớn tại thời điểm đó. Điều này khiến tình hình công ty biến động và cũng tạo ra chi phí lớn. Outsourcing là giải pháp hợp lý nhất,. Có thể lấy ví dụ từ Y2K, chuyển đổi đồng euro, chuyển đổi plateform…
– Giảm hoặc kiểm soát được chi phí hoạt động: đây là một ưu thế lớn của outsourcing. Tiếp cận cơ cấu chi phí thấp hơn từ nhà cung cấp bên ngoài là lợi ích lớn nhất trong ngắn hạn của việc sử dụng nguồn lực bên ngoài. Theo một cuộc điều tra gần đây, các công ty cho biết tiết kiệm được 9% chi phí thông qua outsourcing.
– Tránh tình trạng đọng vốn: oursourcing giảm nhu cầu đầu tư vốn vào các chức năng hoạt động không chính yếu. Điều này giúp công ty tránh được tình trạng bị đọng vốn, tạo nguồn vốn sẵn có cho các hoạt động chủ chốt. Outsourcing còn cải thiện các đánh giá tài chính khi loại bỏ yêu cầu về khả năng thu hồi vốn từ các lĩnh vực không chính yếu.
– Tạo ra dòng tiền thu về: outsourcing cũng tạo ra việc chuyển giao tài sản của khách hàng cho nhà cung cấp như các thiết bị, phương tiện và giấy phép. Xét về bản chất, các tài sản này đều có giá trị và được bán lại một phần cho nhà cung cấp thông qua quá trình chuyển giao, tạo ra dòng tiền thu về.
– Đảm bảo nguồn lực không sẵn có bên trong: công ty thực hiện outsourcing vì họ không thể tiếp cận được các nguồn lực cần thiết xét về nội tại công ty. Chẳng hạn khi công ty mở rộng hoạt động, nhất là khi mở rộng ra một khu vực địa lý mới, sử dụng nguồn lực bên ngoài trở thành một lựa chọn quan trọng so với việc tự xây dựng nên.

Lợi ích của viêc gia công phần mềm:
– Linh hoạt về nhân sự và kỹ năng cần thiết: không ai muốn sa thải nhân viên nhưng nhu cầu không thể đoán trước đôi khi đôi khi người quản lý công ty phải làm việc đó. Mặt khác, tuyển nhân viên mới với các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết, sau đó tạo điều kiện cho họ theo kịp tiến độ công việc sẽ làm tiêu tốn nhiều thời gian, thu hút nguồn lực từ nhiệm vụ chính yếu. Công ty cung cấp dịch vụ outsourcing có nhiều dự án và vì vậy có thể quản lý năng lực nhân viên có hiệu quả hơn. Khi khách hàng không cần người phát triển nữa, nhà cung cấp sẽ đơn giản chuyển họ sang một dự án khác. Outsourcing cho phép biến ngân sách cho công nghệ thông tin từ chi phí cố định thành chi phí biến đổi.
– Kinh nghiệm: có 3 lĩnh vực lớn thuộc chuyên môn IT là (1) phân tích kinh doanh (business analysis): biết được hoạt động kinh doanh diễn ra như thế nào và phần mềm có thể cải thiện công việc ra sao; (2) tay nghề kỹ thuật (technical skills): biết được cách thức kết nối hệ thống, điều khiển hệ thống…; (3) kỹ năng quản lý dự án (project management skills) biết được phải làm gì để công việc thực hiện đúng lúc với ngân sách cho trước… Nhà cung cấp dịch vụ cũng như khách hàng đều có thể giỏi ở cả 3 lĩnh vực hoặc chẳng giỏi ở lĩnh vực nào. Thị trường luôn bị phân mảnh, trừ trường hợp độc quyền, nên rất khó đánh giá chất lượng trừ khi đã biết rõ đối tác. Giải pháp là thuê một nhà tư vấn có thể đánh giá nhà cung cấp. Một cách đánh giá khác là thực hiện một tiểu dự án với nhà cung cấp. Cả 2 giải pháp này đều tốt nếu công ty muốn xây dựng một quan hệ hợp tác lâu dài.
– Linh hoạt: gia công phần mềm đồng nghĩa với khả năng linh hoạt. Khi phải đối mặt với một dự án lớn nhưng trong một thời hạn ngắn, sử dụng hợp đồng gia công sẽ giúp công ty giới hạn số lượng nhân viên mới và nhân viên quản lý. Công ty có thể tiếp cận lượng lập trình viên gấp nhiều lần khả năng nội tại của mình.
– Lợi ích chi phí: hợp đồng gia công có chi phí thấp hơn nhiều việc thuê lập trình viên, nhất là đối với các công ty mới thành lập (start-up). Lợi ích chi phí của outsourcing rất khó bị đánh bại.
– Độc lập: nhiều công ty phần mềm cũng như các nhà đầu tư không thể đưa ra những phân tích độc lập về sản phẩm của chính mình hoặc là của đối thủ cạnh tranh. Các công ty gia công phần mềm có thể có khả năng phân tích sản phẩm của nhiều công ty khác nhau qua đó đánh giá các tiêu chí cho khách hàng.

Có thể kết hợp giải pháp kinh doanh hiệu quả với một mô hình gia công phần mềm qua đó chuyển giao các giải pháp phần mềm tương ứng, giúp công ty nhận biết được tiềm năng kinh doanh thực sự của mình. Hãng BrickRed của Ấn Độ áp dụng 2 mô hình:

Mô hình từ xa (offsite/offshore models):
Lớp thứ nhất (offsite) thường bao gồm một Trung tâm dịch vụ dự án (project services center), là điểm giao tiếp với khách hàng. Nhóm dịch vụ dự án đảm nhiệm:
– Phân tích (analysis)
– Lập kế hoạch (planning)
– Cấu trúc kỹ thuật (technical architechture)
– Thiết kế bậc cao (high-level design)
– Chuyển giao (delivery)
– Điều phối (coordination) mọi giao tiếp giữa khách hàng và Trung tâm thực hiện dự án (project execution center).
Lớp thứ hai (offshore) là Trung tâm thực hiện dự án thường ở một khu vực hay nước khác. Trung tâm từ xa này bao gồm một nhóm phát triển điều hành bởi giám đốc dự án. Nhóm thực hiện dự án đảm bảo các khâu:
– Thiết kế chi tiết (detailed design)
– Xây dựng (construction)
– Kiểm tra (testing)
– Tư liệu (documentation)

Nhóm offsite thực hiện hầu hết quy trình thiết kế và khai thác trong khi nhóm offshore tập trung vào phát triển và kiểm tra.

Mô hình tại chỗ (onsite/offshore models)
Ở nơi mà bản chất dự án đòi hỏi sự kết hợp hay giao tiếp cao độ, mang tính liên tục hoặc khi có yêu cầu đặc biệt của khách hàng, mô hình tại chỗ (onsite) được sử dụng.

Giám đốc onsite làm việc tại chỗ với khách hàng, điều phối các hạng mục liên quan tới dự án giữa Trung tâm phát triển từ xa (offshore development center) va khách hàng. Sự có mặt tại chỗ này có thể chỉ đòi hỏi một nguồn lực đơn lẻ hoặc toàn bộ nhóm dịch vụ dự án, tùy theo bản chất, quy mô và độ phức tạp của công việc phát triển ban đầu. Đặc trưng quan trọng của mô hình này là:
– Đòi hỏi một người điều phối hoặc một giám đốc dự án tại chỗ.
– Thành phần onsite có thể bao gồm một hay nhiều nguồn lực tùy vào quy mô và tính phức tạp của dự án. Phần lớn công việc có thể chuyển cho đơn vị thực hiện từ xa. Điều này có thể tiết kiệm chi phí cho khách hàng.

Cần chú ý rằng chẳng có hình thức tài liệu nào, dù dễ hiểu đến đâu, có thể trao ngay cho nhà cung cấp dịch vụ mà công ty có thể hoàn toàn an tâm mình sẽ nhận được những gì mình muốn. Các tài liệu tin cậy chỉ có thể là kết quả của quá trình kiểm tra và phân tích, thường được đánh dấu bằng chuỗi tài liệu:
– Yêu cầu đề xuất RFP (request for proposal): tài liệu này tìm hiểu khả năng của nhà cung cấp dịch vụ, mô tả các yêu cầu trên góc độ kinh doanh và góc độ sản phẩm, thiết lập một trục thời gian cho dự án và đưa ra giá ước tính.
– Đề xuất các bước công việc SOW (statement of work): bắt đầu với các mô tả cao cấp về nhu cầu kinh doanh và giải pháp của nhà cung cấp dịch vụ, tính đến cả tình huống hệ thống sụp đổ. Tài liệu này cũng cần mô tả cơ chế chuyển giao, tiêu chí  và thủ tục chấp nhận, kế hoạch thời gian và giá cung cấp giải pháp. SOW cũng bao gồm các vấn đề pháp lý và hợp đồng như quyền sở hữu tài sản, điều khoản và điều kiện thanh toán, giới hạn tin cậy…
– Chi tiết yêu cầu kinh doanh (business requirement specification)  và chi tiết chức năng (functional specification): sau khi được chọn, nhà cung cấp thường phải thực hiện phân tích các yêu cầu, tiếp xúc với những người điều hành và người sử dụng cuối cùng (end user). Các đánh giá độc lập của họ sẽ giúp đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh. Thông qua phân tích, nhà cung cấp sẽ rà soát lại SWO bao gồm giá cho các bước thiết kế, phát triển và khai thác rồi đưa ra các chi tiết yêu cầu kinh doanh  và chức năng. Yêu cầu kinh doanh cho biết sản phẩm là gì còn chi tiết chức năng trình bày cách làm ra sản phẩm đó.

Khách hàng và nhà cung cấp đều cần tôn trọng quy trình này. Ngoài chi tiết về sản phẩm, để dự án thành công, chi tiết về phương thức phối hợp giữa hai bên đối tác cũng là yếu tố quyết định sự thành công.

Tài liệu tham khảo:
– How to Succeed with Outsourced Product Development, Bharat Khatau, DM Review, 28/05/2004.
– IT Outsourcing, BrickRed, 2004.
– Outsourcing Glossary, OffshoreXperts, 2004.
– Offshoring: Business Models, ROI and Best Practices, Marcia Robinson & Ravi Kalakota, 23/1/2004.

(Tổng hợp)

2 Comments Add yours

  1. trung says:

    bai viet cua ban rat day du, chi tiet, tiep can sat van de, dac biet la ban da phan tich ro outsourcing chang qua la mot hinh thuc gia cong (mot hinh thai kinh te chang xa la gi voi chung ta, co khac chang outsourcing la mot cai ten moi va dc phan tich cu the hon ma thoi), co the rat tot neu lay lam tai lieu tham khao hoac tim hieu ve Outsourcing. Tuy nhien cho phep toi duoc neu them mot vai y kien:
    – ban nen phan biet cac khai niem con cua Outsourcing vi day la mot khai niem lon va can dc phan chia day du.
    – phan tich su khac biet cua outsourcing voi cac khai niem khac, Vd: offshoring, nearshoring, farshoring,…etc
    – han che khi ap dung outsourcing trong san xuat hoac dich vu.
    cam on ban vi bai viet

  2. lamphamk1sba says:

    Reblogged this on Phạm Ngọc Hoài Lâm and commented:
    offshoring

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s