Trịnh Minh Giang | Weblog

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com | 06.09.2004

Những dòng này có thể cần thiết cho các nhà quản trị trước khi đi sâu tìm hiểu nội dung của kế toán quản trị cùng với những lợi ích mà chuyên môn này đem lại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. “Người quản lý phải hiểu quyết định của mình có ảnh hưởng thế nào đối với chi phí nếu muốn ra quyết định sáng suốt.” Người quản lý phải nắm bắt được các khái niệm và các kỹ năng cần thiết để sử dụng thông tin kế toán cho việc ra quyết định. Cần chú ý là ghi nhớ các khái niệm, hay bản chất, quan trọng hơn việc nắm bắt kỹ năng.

Hệ thống kế toán:
Hệ thống kế toán là một cơ chế chính thức có chức năng thu thập, tổ chức và chuyển giao thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán tài chính với với chức năng công khai thông tin được chuẩn hoá bởi quy định của nhà nước. Ngược lại, hệ thống kế toán quản trị nội bộ không bị kiểm soát mà phụ thuộc vào nhu cầu của ban quản trị.

Những người sử dụng thông tin kế toán bao gồm:
- Các đối tác bên ngoài như nhà đầu tư hay chính phủ cần thông tin kế toán tài chính để ra các quyết định đối với công ty.
- Những người điều hành công ty chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngắn hạn và kiểm soát các hoạt động thường nhật và những người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm quyết định các chính sách, chiến lược dài hạn hoặc không mang tính thường nhật như: đầu tư thiết bị, định giá sản phẩm và dịch vụ, lựa chọn sản phẩm cần chú trọng… của công ty. Thông tin họ cần là kế toán quản trị.

Như vậy, có thể định nghĩa “kế toán quản trị” là quá trình xác định, đo lường, tổng hợp, phân tích, chuẩn bị, giải thích và chuyển giao thông tin giúp cho những người điều hành kinh doanh đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Kế toán quản trị đi sâu phân tích các luồng thông tin kế toán trong chuỗi giá trị của tổ chức kinh doanh. Chuỗi giá trị được hiểu là chuỗi các hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp. Các hoạt động này có thể bao gồm:
- Nghiên cứu & phát triển.
- Thiết kế.
- Sản xuất.
- Tiếp thị.
- Phân phối bán.
- Dịch vụ khách hàng.
- …

Nhà quản lý cần nắm bắt hoạt động nào đem lại lợi ích, hoạt động nào đang duy trì lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tập trung vào mắt xích đó để phát triển, đồng thời tìm cách khắc phục hoặc tối ưu hoá các mắt xích còn lại. Với khả năng cung cấp được thông tin về chi phí và lợi nhuận thu được từ từng mắt xích, kế toán quản trị sẽ rất hữu ích trong việc kiểm soát chi phí sản xuất và vòng đời của sản phẩm cũng như hiệu quả của từng hoạt động. Cần chú ý rằng việc kiểm soát chi phí còn mang định hướng khách hàng. Quyết định giảm chi phí sản xuất phải dựa trên khả năng giảm giá thành và tăng tiện ích cho khách hàng.

(Biên tập)

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com |2004

So với các phương pháp truyền thống, phương pháp ABC (Activity-Based Costing) trước hết quy tập toàn bộ chi phí gián tiếp (các chi phí khác chi phí nguyên liệu trực tiếp, và chi phí lao động trực tiếp) đối với mỗi hoạt động của tổ chức, sau đó phân bổ các chi phí theo hoạt động này vào từng sản phẩm, dịch vụ, hay vào các đối tượng tạo ra hoạt động đó, thông qua các kích tố chi phí (cost driver).

Trong phương pháp truyền thống, tỷ lệ tổng chi phí gián tiếp phân bổ vào thành phẩm thường phụ thuộc vào tỷ lệ của tổng số giờ lao động trực tiếp cần có để làm ra thành phẩm đó. Còn trong ABC, các hoạt động gián tiếp đáng chú ý (như chạy máy, lắp ráp, kiểm tra chất lượng,…) được xác định bởi giám đốc vận hành. Sau đó, chi phí cho các nguồn lực gián tiếp đã tiêu dùng để thực hiện các hoạt động đó sẽ được truy nguyên theo hoạt động thông qua kích tố chi phí thích hợp. Cuối cùng, tập hợp các chi phí của từng hoạt động sẽ được phân bổ tiếp về các thành phẩm thông qua các kích tố chi phí hợp lý khác. Nói một cách hình tượng hơn, hệ thống ABC xé nhỏ chiếc bánh chi phí gián tiếp thành các mẩu bánh tương ứng với mỗi hoạt động nhất định.

Đến đây, có lẽ các bạn vẫn cảm thấy khá mông lung về ABC. Một ví dụ có lẽ sẽ làm sáng tỏ hơn vấn đề. Từ những năm cuối của thập kỷ 80, công ty Elgin Sweeper của Bắc Mỹ đã áp dụng ABC như sau:

- Bước đầu tiên là nghiên cứu các hoạt động tạo phí, lập danh sách các đơn vị tính phí có thể, cho mỗi hoạt động. Các đơn vị tính phí của Elgin bao gồm: tiền công lao động ($), giờ lao động, số lượng hàng gửi đi, số lượng thành phẩm, số đơn đặt hàng, doanh thu, ngày làm việc, thông báo thay đổi kỹ thuật, thời gian lao động kỹ thuật,… Các chi phí thay đổi với từng đơn vị tính phí được nhận dạng và tính toán.

- Tiếp theo, Elgin thiết lập báo cáo về dây truyền sản xuất cho phép đánh giá hiệu quả của các quyết định phân bổ nguồn lực. Kết quả của việc áp dụng hệ thống xác lập chi phí là sự tham gia của các giám đốc sản xuất vào việc nhận dạng kích tố chi phí và sự xoá bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng.

Gợi ý các bước xác lập hệ thống ABC:

1. Xác định các đối tượng tạo phí, các hoạt động, nguồn lực, và kích tố chi phí liên quan. Công việc này cần có sự giúp đỡ của các nhân viên chuyên môn. Kích tố chi phí được chọn dựa trên 2 tiêu chí:

- Quan hệ nhân quả hợp lý giữa kích tố chi phí và lượng tiêu hao nguồn lực.
- Dữ liệu về kích tố chi phí có thê thu thập được.

2. Phát triển một sơ đồ quá trình, biểu thị các luồng hoạt động, nguồn lực và mối quan hệ qua lại giữa chúng. Việc xác định mối quan hệ qua lại là một bước rất quan trọng, rất cần thiết thông qua các nhân viên chuyên môn.

3. Thu thập dữ liệu liên quan tới chi phí và các luồng kích tố chi phí hữu hình giữa các nguồn lực và các hoạt động. Thông qua chỉ dẫn của sơ đồ đã lập, kế toán viên có thể thu thập được thông tin về các chi phí cần thiết và các dự liệu vận hành. Các nguồn dữ liệu có thể là các bản ghi kế toán, nghiên cứu đặc biệt, phỏng vấn, và ước tính của các giám đốc vận hành.

4. Tính toán và diễn dịch các thông tin mới dựa trên hoạt động.

Có thể thấy rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và kích tố chi phí hợp lý cho phép các nhà quản lý truy nguyên nhiều chi phí gián tiếp như họ đã làm với chi phí nguyên liệu trực tiếp hay chi phí lao động trực tiếp. Vì xác định được nhiều chi phí trực tiếp hơn so với cách thức truyền thống, ABC giúp nhà quản lý có được những báo cáo về chi phí sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều.

Phương pháp ABC phức tạp và tất nhiên là tốn kém hơn các phương pháp truyền thống, vì vậy không phải bất cứ công ty nào cũng đủ điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, ABC sẽ là xu hướng tất yếu đối với quản trị bởi:

- Năng lực cạnh tranh dựa trên chi phí giảm thiểu đòi hỏi phải có những số liệu chính xác hơn về chi phí, tránh tình trạng lợi nhuận giả tạo.
- Sự đa dạng hoá ngày một tăng của các sản phẩm và dịch vụ cùng với độ phức tạp của các phân đoạn thị trường. Vì thế, việc tiêu dùng các nguồn lực cũng sẽ thay đổi theo các sản phẩm và dịch vụ.
- Chu kỳ sống của sản phẩm trở nên ngắn hơn do tốc độ phát triển của công nghệ làm công ty không đủ thời gian điều chỉnh giá cả và chi phí.
- Xác định đúng chi phí là một phần quan trọng của việc ra quyết định kinh doanh. Thiếu nó, sự chuẩn xác của quyết định sẽ giảm thiểu.
- Cách mạng trong công nghệ máy tính đã làm giảm được chi phí về tiền bạc lẫn thời gian cho việc phát triển và vận hành hệ thống xác lập chi phí có khả năng truy nguyên nhiều hoạt động.

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com |2004

Chuyên viên kế toán chi phí (kế toán quản trị) phải hiểu được ý nghĩa của những con số, liên hệ chúng với các hoạt động kinh doanh và đưa ra những giải pháp thay thế. Sau cùng các giải pháp thay thế này phải được đánh giá và lựa chọn nhằm tối ưu hoá hiệu quả kinh doanh.

Về hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt động ABC (Activity-Based Costing), phương châm của Hewlett-Pakard là: “Các kỹ sư và nhân viên kỹ thuật cần thường xuyên thông qua kế toán để tìm mẫu thiết kế của sản phẩm có chi phí tối ưu… Nhân viên kế toán vì vậy đã tham gia vào quá trình quyết định mẫu thiết kế của sản phẩm. Họ giúp các kỹ sư và nhân viên kỹ thuật hiểu được chi phí được phát sinh từ đâu… Hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt động đã làm cho nghề kế toán trở nên có ý nghĩa hơn”.

Hệ thống kế toán chi phí bao gồm 2 bước:

Quy tập chi phí: thu thập các thông tin về chi phí thông qua phân loại dựa vào bản chất, ví dụ như chi phí lao động, chi phí nguyên liệu…

Phân bổ chi phí: truy nguyên và phân bổ lại chi phí vào một hay nhiều đối tượng tạo phí như các hoạt động, các phòng ban, khách hàng, hay các sản phẩm…

Thông qua hai bước này, nhà quản lý mới có thể nắm bắt được chính xác đối tượng chi phí, biết được cụ thể bộ phận, khâu nào gây lỗ hay không sinh lãi. Chẳng hạn trong một nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng, chi phí nguyên liệu, sau khi tổng hợp, được phân bổ lại về các đối tượng chi phí như bộ phận điều hành máy và bộ phận hoàn thiện. Chi phí từ các bộ phận này lại được phân bổ vào các sản phẩm như bàn, ghế, tủ sách…

Tới đây, chúng ta có thể đi sâu tìm hiểu cách thức phân loại để sau đó quy tập chi phí. Chi phí có thể được định nghĩa như một sự tiêu hao nguồn lực cho một mục đích nhất định, thường được quy ra đơn vị tiền tệ phải trả để có được nguồn lực đó. Như đã biết chi phí có thể được phân loại thông qua tính chất cố định hay biến đổi, hỗn hợp hay phân bậc.

Chi phí trực tiếp và gián tiếp

Để đưa ra quyết định kinh doanh, người quản lý phải nắm được chi phí của một vật, một quá trình hay một công việc nào đó gọi chung là đối tượng tạo phí (cost objective), chẳng hạn như các bộ phận phòng ban, các sản phẩm, đất đai, quãng đường, hay thậm chí số giờ giảng dạy… cũng như phải nắm được chi phí có mối quan hệ trực tiếp với đối tượng tạo phí hay không. Ví dụ, lương của nhân viên quản lý là chi phí trực tiếp nếu bộ phận của nhân viên này được coi đối tượng tạo phí, và là chi phí gián tiếp nếu sản phẩm hay dịch vụ của bộ phận đó được coi là đối tượng tạo phí. Cụ thể hơn, chi phí trực tiếp là chi phí có thể dễ dàng nhận dạng với một đối tượng tạo phí cho trước và ngược lại, chi phí gián tiếp là chi phí không thể dễ dàng nhận dạng với một đối tượng tạo phí cho trước.

Cần phải nhắc tới một khái niệm quan trọng khác là khái niệm tổng chi phí gián tiếp (factory overhead, factory burden hoặc manufacturing overhead), chỉ những chi phí không thể dễ dàng nhận dạng với đối tượng tạo phí là sản phẩm hay dịch vụ đầu ra. Các chi phí này có thể là năng lượng, lao động gián tiếp, lương quản lý, thuế bất động sản, chi phí thuê, bảo hiểm và khấu hao… Có một cách tương đối để phân biệt là chi phí này bao gồm các chi phí ngoài chi phí nguyên liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp.

Báo cáo thu nhập theo chi phí: một ví dụ về báo cáo thu nhập của một công ty sản xuất

+ Doanh thu
_  Chi phí thành phẩm đã bán gồm:
+ Kho thành phẩm đầu kỳ
+ Chi phí thành phẩm gồm:
+ Chi phí nguyên liệu đã dùng
+ Chi phí nhân công
+ Tổng chi phí gián tiếp
_ Kho thành phẩm cuối kỳ
= Lợi nhuận gộp
_  Các chi phí khác gồm:
+ Chi phí bán
+ Chi phí quản lý chung
= Thu nhập hoạt động

Tuỳ theo mục đích quản lý, báo cáo thu nhập trên có thể phân tách chi phí gián tiếp thành các chi phí cố định và biến đổi, phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh nhất định.

Hệ thống quản lý chi phí xác định việc nhà quản lý ra quyết định tác động tới chi phí bằng cách đo lường các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các hoạt động của tổ chức và sau đó đánh giá tác động của sự thay đổi các hoạt động lên chi phí. Quản lý dựa trên hoạt động (ABM) sử dụng hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt động (ABC) để cải thiện quá trình vận hành của tổ chức. ABM phân biệt các chi phí gia tăng giá trị và các chi phí không gia tăng giá trị. Chi phí gia tăng giá trị là chi phí cần thiết cho một hoạt động không thể xoá bỏ mà không ảnh hưởng tới giá trị của sản phẩm đối với khách hàng. Ngược lại, chi phí không gia tăng giá trị là chi phí có thể xoá bỏ mà không ảnh hưởng tới giá trị của sản phẩm đối với khách hàng (ví dụ chi phí kiểm soát kho hàng, vận chuyển bến bãi…). Như vậy để đạt được một chiến lược cạnh tranh bằng chi phí, doanh nghiệp cần xem xét cấu trúc của các chi phí không gia tăng giá trị.

Hệ thống JIT (Just-In-Time)

Để tối thiểu hóa chi phí không gia tăng giá trị, nhiều công ty áp dụng hệ thống JIT, hệ thống trong đó công ty mua nguyên vật liệu và sản xuất các bộ phận cấu thành sản phẩm ngay khi chu trình sản xuất cần tới chúng, nhằm giảm tồn kho tới mức thấp nhất có thể vì chi phí kho hàng là chi phí không gia tăng giá trị rất lớn. Thông qua JIT, công ty có thể chống lãnh phí và cải thiện chất lượng.

Các công ty áp dụng JIT đều mang định hướng khách hàng vì các đơn đặt hàng tạo ra chu trình sản xuất. Thay cho việc nhập kho các thành phẩm và đợi đơn đặt hàng, hệ thống JIT sản xuất các sản phẩm trực tiếp theo các đơn đặt hàng nhận được. JIT thành công nhờ một số yếu tố then chốt:

Tập trung vào chất lượng: JIT luôn đi đôi với hệ thống quản lý chất lượng tổng hợp (TQC) và nâng cao chất lượng sản phẩm. Công nhân tay nghề cao với độ sai sót bằng không sẽ giảm được các chi phí không gia tăng giá trị như kiểm soát viên hay sửa chữa sản phẩm.

Chu kỳ sản xuất ngắn: chu kỳ sản xuất ngắn giúp tăng tốc độ đáp ứng đơn đặt hàng tức thời và giảm mức độ tồn kho.

Chu trình sản xuất trôi chảy: JIT đơn giản hoá chu trình sản xuất để giảm độ trệ, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp để có được nguyên vật liệu ngay khi cần với chất lượng đảm bảo. JIT duy trì tay nghề đều đặn theo nhóm để tránh chi phí ngắt quãng và chi phí chuyển giao bán thành phẩm bằng cách phân bố máy móc cùng một nhóm công việc càng gần nhau càng tốt, công nhân được huấn luyện để sử dụng được toàn bộ các máy móc cùng nhóm. Đây là hình thức sản xuất theo ô (cell). Mỗi ô có thể được coi như một nhà máy thu nhỏ với các nhóm máy thường được sắp xếp theo hình chữ “U”.

Vận hành sản xuất linh hoạt: máy móc cần linh hoạt trong khả năng tạo ra các linh kiện và sản phẩm để tăng thêm sản lượng nếu sản phẩm có mức cầu vượt bậc hoặc tránh cho việc đình trệ sản xuất vì một máy móc nào đó bị hỏng. Thời gian cài đặt và thay đổi hệ thống máy móc cũng phải đủ ngắn. Nhân viên cũng cần được đào tạo đa năng nhằm thế chỗ và kiêm nhiệm, giảm được chi phí lao động bất thường.

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com | 27.01.2004

Việc thay đổi một mức độ hoạt động nào đó của doanh nghiệp luôn dẫn tới sự thay đổi chi phí biến đổi và thậm chí cả chi phí cố định. Phần thay đổi này được gọi là chi phí biên. Nắm bắt được chi phí biên theo từng mức sản xuất với một cấu trúc cho trước, cho phép tối ưu năng lực sản xuất, xác định giá bán và tối đa lợi nhuận. Thông qua chi phí biên, nhà sản xuất có thể xác định được mức giá bán tối thiểu đối với từng khu vực khách hàng nhất định và đối với các đơn đặt hàng lớn mà không làm ảnh hưởng tới chính sách thương mại hiện tại.

Vì sao các công ty có thể áp dụng các chính sách giá dựa theo số lượng thành phẩm tiêu thụ? Các đợt bán hàng giảm giá liệu có đem lại kết quả lỗ cho công ty? Việc mở rộng quy mô sản xuất và thay đổi cấu trúc tài sản cố định có ảnh hưởng như thế nào đối giá thành sản phẩm? Các câu hỏi trên có thể được làm sáng tỏ khi sử dụng chi phí biên trong kế toán quản trị.
Chi phí biên là chi phí trên đơn vị thành phẩm được sản xuất và tiêu thụ cuối cùng. Chi phí biên bao gồm các chi phí biến đổi bổ sung bởi có sự gia tăng trong sản xuất, các chi phí này có thể là gián tiếp (tiêu thụ năng lượng) hoặc trực tiếp (nguyên vật liêu, nhân công). Chi phí biên cũng có thể bao gồm chi phí cố định nếu việc gia tăng sản xuất đòi hỏi sửa đổi hoặc bổ sung về cấu trúc (chi phí lắp đặt và khấu hao máy móc bổ sung, lương cho một bộ phận mới).

(Xem thêm Chi phí phân mức).

Có thể đơn giản hoá bằng biểu thức:
Chi phí biên MC = (DC / Dn)
Với: DC = thay đổi chi phí và Dn = thay đổi sản lượng tính ra đơn vị.

Tài sản cố định đã đuợc đầu tư lắp đặt tức là chi phí cố định của một mức sản xuất nhất định (gọi là mức sản xuất thứ nhất) được thực hiện ngay khi chưa thực sự làm ra bất cứ sản phẩm nào. Chi phí biên là chi phí hình thành khi bắt đầu vận hành máy móc, sử dụng nguyên vật liệu và nhân lực để tạo ra sản phẩm (gọi là mức sản xuất thứ hai). Mức này chỉ bao gồm các chi phí biến đổi vì cơ cấu chưa cần phải sửa đổi hay bổ sung.

Như vậy, hai mức sản xuất đầu tiên sẽ có chi phí ngày càng giảm vì cơ cấu tài sản cố định được tận dụng, nhất là khi mức tiêu thụ gia tăng. Tuy nhiên, mức sản xuất với tài sản cố định đã đầu tư (thứ nhất) sẽ chỉ tăng tới một giá trị nhất định, sau đó sẽ cần các khoản đầu tư thêm, vì những lý do như tăng công suất, đảm bảo điều kiện lao động… Cũng phải kể thêm đến các chi phí phân phối, đặc biệt trong các điều kiện khó tiếp cận khách hàng. Khi đó, chi phí biên trên đơn vị sản phẩm sẽ bắt đầu tăng lên (vì bao gồm cả chi phí cố định và biến đổi bổ sung do việc gia tăng sản xuất).

So sánh với chi phí trung bình (bằng tổng chi phí chia cho số lượng sản phẩm) ta thấy chi phí trung bình không chỉ tính chi phí của mức sản xuất sau cùng mà còn tính đến cả chi phí của tất cả các mức sản xuất trước. Chi phí trung bình của mức sản xuất thứ nhất vì vậy bằng chính chi phí cố định (thứ nhất). Như vậy chí phí trung bình của mức tiếp theo sẽ cao hơn chi phí biên của mức đó vì có tính cả phần chi phí cho cơ cấu cố định.

Khi chi phí biên giảm, chi trung bình cũng giảm vì một phần chi phí cố định được phân bổ vào số lượng tăng dần các sản phẩm (mẫu số tăng dần) và vì chi phí biến đổi của mức cuối cùng thấp hơn của mức trước nó. Tuy nhiên, khi chi phí biên bắt đầu tăng (do phải đầu tư thêm) thì chi phí trung bình vẫn có thể tiếp tục giảm vì tỷ trọng đầu tư bổ sung không đáng kể so với mức đầu tư ban đầu. Chi phí trung bình sẽ tăng lên khi chi phí biến đổi trên từng đơn vị sản phẩm không còn được bù đắp bởi phần chi phí cố định. Điểm sản lượng tối ưu đạt được khi chi phí trung bình bằng chi phí biên, khi đó chi phí sản xuất trên từng đơn vị sản phẩm ở mức thấp nhất.

Phân tích chi phí biên giúp các công ty xác định được chính sách giá thấp đối với các khách hàng mới, các khách hàng đặt số lượng lớn, hoặc mức giá thanh lý kho trong thời điểm “sold” hàng năm. Việc hạ giá bán được áp dụng nếu không làm ảnh hưởng tới các khách hàng hiện tại (sold là một ví dụ điển hình) và mỗi sản phẩm sản xuất thêm có chi phí biên thấp mà không làm thay đổi cấu trúc sản xuất.

Xin đưa ra một ví dụ: chẳng hạn công ty có mức tiêu thụ 5000 sản phẩm ở mức giá 30$/1chiếc.

Sản lượng (n)    Tổng chi phí (C)    Chi phí trung bình (C / n)    Chi phí biên (DC / Dn)
4000                        92400                23,10                                         15,90
5000                      112500                22,50                                         20,10
6000                      137700                22,95                                          25,20
đơn vị: $

Lợi nhuận trên 1 đơn vị sản phẩm là: 30-22,5=7,5$. Tổng lợi nhuận là: 7,5×5000=37500$.

- Trường hợp 1: một khách hàng đặt hàng 1000 sản phẩm và yêu cầu một mức giá thấp hơn. Như vậy, sản lượng sẽ tăng lên 6000 chiếc. Nếu việc bán 1000 sản phẩm này không làm thay đổi việc bán hàng thường nhật (nhất là đối với các khách hàng thường xuyên) và không làm thay đổi cấu trúc tài sản cố định, công ty có thể bán 1000 sản phẩm đó với giá bằng chi phí biên là 25,2$. Nếu công ty bán số thành phẩm với giá 27$/1chiếc, tổng lợi nhuận khi ấy là: 37500+(2 -25,2)x1000=39300$.

- Trường hợp 2: doanh nghiệp quyết định giảm giá 5% cho các khách hàng có từ 2 con trở lên. Nghiên cứu thị trường cho thấy lượng tiêu thụ có thể tăng lên tới 6000 chiếc. Xin chớ nhầm lẫn rằng tổng thu nhập sẽ tăng lên [30x(1-5%) - 25,2]x1000=3300$ vì một số khách hàng trước đó cũng thuộc nhóm ưu tiên và vì thế cũng được hưởng ưu đãi giảm giá. Ví dụ trong số khách hàng cũ có 500 khách hàng có từ 2 con trở lên, như vậy, phần giảm giá con thiếu là: [30x(1-5%) - 25,2]x500=750$ tức là tổng lợi nhuận chỉ tăng lên: 3300-750=2550$.

Phương pháp chi phí biên thường được sử dụng khi nhà quản lý cần có quyết sách đúng đắn về một hoạt động mới hoặc nhằm thay đổi một hoạt động hiện tại. Thông qua chi phí biên, người ta có thể tính toán và so sánh doanh thu bổ sung kỳ vọng. Chi phí biên cũng được sử dụng để so sánh và đưa ra quyết định loại bỏ hoặc giảm các hoạt động được coi là không hiệu quả. Cần đặc biệt lưu ý tới khái niệm này khi việc thay đổi cấu trúc là điều kiện nhất thiết cho việc phát triển. Các tính toán chi phí biên cũng cần được thực hiện đều đặn trong dài hạn nhằm đảm bảo tính bền vững.

(Tổng hợp)

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com |2004

Đơn vị chi phí: để đo lường các nguồn lực tiêu hao khi thực hiện một hoạt động, người ta đưa ra khái niệm kích tố chi phí (cost driver). Một số ví dụ về kích tố chi phí:
- Tiền công: giờ công
- Năng lượng: số Kw tiêu thụ
- Quảng cáo: số lần quảng cáo
- Vân chuyển: số Kg hàng hóa.
- Lương nhân viên tiếp thị: giá trị hàng bán được.

Phân loại chi phí:
- Chi phí biến đổi (variable cost): chi phí thay đổi với tỷ lệ trực tiếp đối với thay đổi số lượng đơn vị chi phí.
- Chi phí cố định (fixed cost): chi phí không bị ảnh hưởng tức thì khi thay đổi số lượng đơn vị chi phí.
Ví dụ, nếu coi số lượng sản phẩm là đơn vị chi phí, nếu tăng số lượng sản phẩm lên 10%, chi phí biến đổi sẽ tăng cùng tỷ lệ 10% còn chi phí cố định không thay đổi. Như vậy, tỷ lệ tổng chi phí sẽ thay đổi kéo theo tỷ lệ chi phí cố định trong mỗi sản phẩm sẽ giảm đi.

Mức thay đổi chi phí hợp lý (relevant range):
- Tỷ lệ chi phí cố định giảm trong mỗi sản phẩm khi số lượng sản phẩm tăng. Tuy nhiên, mọi dây truyền sản xuất chỉ đạt được đến một mức sản lượng nhất định, muốn đạt được sản lượng trên mức này, doanh nghiệp cần đầu tư vào một dây truyền sản xuất khác hoặc cải tiến nâng cấp dây truyền hiện có.
- Mức thay đổi chi phí hợp lý là giới hạn của hoạt động tạo ra chi phí trong đó quan hệ giữa chi phí và đơn vị chi phí là hợp lệ. Vượt quá giới hạn này, mối quan hệ đó sẽ thay đổi.
- Mức thay đổi chi phí hợp lý cũng có thể áp dụng cho chi phí biến đổi vì khi sản lượng thay đổi tới một mức nào đó, tỷ lệ chi phí biến đổi cũng sẽ thay đổi.

Phân tích chi phí – số lượng – lợi nhuận (CVP): đây là hình thức nghiên cứu tác động của số lượng sản phẩm đầu ra với doanh số, chi phí và thu nhập ròng nhằm kiểm soát chi phí.
- Điểm hòa vốn (break-even point): là mức bán hàng mà tại đó doanh thu bằng chi phí và thu nhập ròng bằng 0. Mức bán hàng cao hơn sẽ tạo ra lợi nhuận ròng. Sử dụng điểm sinh lãi, người quản lý có thể xác định được biên độ an toàn = số lượng bán dự tính – số lượng bán tại điểm sinh lãi. Biên độ này cho biết khả năng giảm lượng bán tới đâu để không thể bị lỗ.
- Thu nhập biên (marginal income): mỗi sản phẩm bán ra sau khi trừ đi chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm cho một thu nhập biên. Có thể thấy là tại điểm hoàn vốn, thu nhập biên = chi phí cố định. Từ đó có thể tính số sản phẩm cần bán để đạt đến điểm hoàn vốn = tổng chi phí cố định : thu nhập biên của mỗi sản phẩm. Thu nhập biên này được coi là đóng góp của mỗi sản phẩm vào chi phí cố định và thu nhập, vì sau điểm hoàn vốn, cứ mỗi sản phẩm lại đóng góp thêm một giá trị bằng giá bán – chi phí biến đổi.
- Phương trình: Doanh thu – Chi phí biến đổi – Chi phí cố định = Thu nhập ròng. Với doanh thu = đơn giá x số lượng bán; chi phí biến đổi = chi phí biến đổi trên 1 đơn vị sản phẩm x số lượng bán.
- Có thể thấy thu nhập biên là dạng rút gọn của phương trình. Điểm sinh lãi thay đổi khi chi phí cố định thay đổi và dịch chuyển khi chi phí biến đổi thay đổi.
- Lợi nhuận mục tiêu: có thể sử dụng mô hình CVP tính doanh thu (hay số sản phẩm bán) cần thiết để đạt được một mức lợi nhuận mục tiêu. Số sản phầm cần bán = (chi phí cố định + lợi nhuận mục tiêu) : thu nhập biên mỗi sản phẩm.

Cơ cấu chi phí hợp lý:
Doanh nghiệp thường tìm cơ cấu chi phí có lợi nhất. Ví dụ: mua một máy tự động làm tăng chi phí cố định nhưng lại giảm được chi phí nhân công. Thuê một nhân viên bán hàng hưởng theo phần trăm sản phẩm bán được sẽ giảm chi phí cố định so với thuê một nhân viên hưởng lương tháng.

Các doanh nghiệp chi nhiều cho quảng cáo thường có tỷ lệ thu nhập biên lớn so với doanh thu (thuốc lá, hàng không, mỹ phẩm…), và ngược lại, các doanh nghiệp có tỷ lệ thu nhập biên nhỏ so với doanh thu, thường ít chi cho quảng cáo hơn (máy công nghiệp…).

Có một kết luận rút ra: sau khi vượt qua điểm hoà vốn, doanh nghiệp có tỷ lệ thu nhập biên càng lớn sẽ có nhiều lợi nhuận hơn khi số lượng sản phẩm bán ra càng tăng.

Đòn bẩy hoạt động: tỷ lệ giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi.
- Doanh nghiệp với chi phí cố định lớn và chi phí biến đổi nhỏ sẽ có thay đổi lợi nhuận lớn khi doanh số thay đổi dù ở mức nhỏ.
- Doanh nghiệp với chi phí cố định nhỏ và chi phí biến đổi lớn sẽ có lợi nhuận ít bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của doanh số.

Như vậy với mức đòn bẩy lớn, doanh nghiệp có thể có lợi nhuận lớn nhưng cũng tiềm ẩn một rủi ro lớn vì phụ thuộc nhiều vào doanh số bán ra.

Hoạt động tạo phí tuyến tính (còn gọi là sự vận hành của chi phí): hoạt động có thể biểu diễn bằng một đường thẳng vì chi phí được giả định hoặc cố định hoặc biến đổi. Như đã nêu, mức thay đổi chi phí hợp lý là giới hạn của hoạt động tạo ra chi phí trong đó quan hệ giữa chi phí và đơn vị tính phí là hợp lệ. Vượt quá giới hạn này, mối quan hệ đó sẽ thay đổi. Nhà quản lý thường xác định các mức thay đổi dựa trên kinh nghiệm về các mức độ khác nhau của hoạt động và chi phí.

Kích tố chi phí:
- Kích tố chi phí theo số lượng: các chi phí trong trường hợp này dễ nhận biết dựa trên số lượng thành phẩm hay dịch vụ. Ví dụ: số lượng bản in quyết định chi phí nhân công, giấy, mực và đóng sách.
- Kích tố chi phí phức hợp: các chi phí trong trường hợp này rất khó nhận biết theo số lượng do được tạo ra từ các hoạt động không liên quan trực tiếp tới số lượng thành phẩm và thường có nhiều kích tố chi phí. Ví dụ: lương và tiền công của biên tập viên. Nhân viên này hoạt động với nhiều đầu sách khác nhau nên rất khó xác định tỷ lệ chi phí trong từng đầu sách.

Chi phí phân mức (step-cost): những chi phí thay đổi giữa các phạm vi hoạt động (mức thay đổi chi phí) mà nguồn lực và chi phí ở một mức không thể chia nhỏ.
- Nếu mức chi phí này tương đối lớn và ứng với một phạm vi hoạt động rộng và đặc trưng, chi phí được coi là chi phí cố định trong khoảng hoạt động đó.
- Nếu mức chi phí khá nhỏ ứng với phạm vi hoạt động hẹp, chi phí thường được coi là chi phí biến đổi.

Chi phí hỗn hợp (mixed cost):
Những chi phí bao gồm cả các yếu tố cố định và biến đổi, thường bao hàm một phạm vi hoạt động nhất định với một mức chi phí cố định. Nói cách khác chi phí này chỉ có một mức thay đổi chi phí hợp lý và một mức chi phí cố định. Chi phí biến đổi lúc này chỉ biến đổi theo tỷ lệ với hoạt động trong mức thay đổi chi phí hợp lý.
Ví dụ: trong một bệnh viện, chi phí cố định cho nhân viên và dụng cụ vệ sinh khoảng 100 triệu đồng / 1 tháng. Thêm vào đó, chi phí sửa chữa và lau rửa biến đổi thêm 50 ngàn đồng / 1 bệnh nhân được đưa tới bệnh viện.

Giám đốc bệnh viện có thể lên dự trù như sau:
- Giả sử bệnh viện ước tính vào tháng sau sẽ nhận 1 ngàn bệnh nhân / 1 ngày. Chí phí vệ sinh ước tính sẽ là:
100 triệu đồng chi phí cố định + 50 ngàn đồng x 1 ngàn bệnh nhân = 150 triệu đồng.
- Giả sử đến tháng sau bệnh viện nhận đủ 1 ngàn bệnh nhân nhưng chi phí vệ sinh thực tế lên tới 180 triệu đồng. Giám đốc bệnh viên sẽ phải tìm hiểu nguyên nhân của khoản 30 triệu chi trội so với dự toán. (Có thể xem xét lại cơ cấu chi phí cố định hoặc thay thế phương tiện vệ sinh tự động giảm thiểu khoản phải trả thêm ngoài giờ cho lao động…).

Hàm chi phí đơn giản:
Y = tổng chi phí
F = tổng chi phí cố định
V = chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị tính phí
X = số lượng kích tố chi phí
ta có: Y = F + VX
lấy ví dụ trên: Y = 100.000.000 + 50.000X
Hàm chí phí hỗn hợp này có dạng đường thẳng, còn gọi là hàm chi phí tuyến tính.

Trịnh Minh Giang
vietmanagement.com | 2004

Kế toán đơn giản là thông tin. Nhiệm vụ của kế toán viên là cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau như các cổ đông, ngân hàng đối tác, các nhân viên cao cấp để đưa ra các quyết sách kinh tế. Những người này sử dụng thông tin với các mục đích khác nhau. Các cổ đông cần thông tin để xác định nên mua hay bán cổ phiếu, ngân hàng cần thông tin để đánh giá các khoản nợ của khách hàng, các nhà lănh đạo công ty cần thông tin để quyết định các hoạt động kinh doanh. Kế toán cũng được các cá nhân sử dụng nhằm theo dõi các khoản chi thu, nhằm xác định thời điểm hợp lý để đầu tư vào thị trường chứng khoán hay đầu tư mua bất động sản, và có thể nhằm xác định các khoản nghĩa vụ thuế phải nộp. Vậy đó, kế toán tồn tại khắp nơi, trong mọi lĩnh vực.

Có thể thấy rằng thông tin kế toán dành cho hai bộ phận người sử dụng phân biệt. Thứ nhất là người sử dụng nội bộ, những người thuộc tổ chức công ty, sử dụng thông tin kế toán nhằm quản lý tổ chức và điều hành kinh doanh. Chẳng hạn như một giám đốc cần kiểm soát lượng tồn kho, xác định lỗ lãi, bảo đảm tài sản, lập ngân sách… Thứ hai là người sử dụng bên ngoài, những người không thuộc tổ chức công ty. Đó có thể là các cổ đông, là cơ quan thuế, là ngân hàng, các nhà phân tích tài chính, nhà cung cấp, khách hàng…

Nói một cách khái quát, kế toán là một công cụ để nhận dạng, đo lường và truyền thông tin về các đối tượng kinh tế nhằm phục vụ cho việc đưa ra các quyết sách kinh tế.

Các bản ghi kế toán đã xuất hiện từ năm 8500 trước công nguyên ở Trung Á, viết bằng đất sét thể hiện các hàng hoá như bánh mỳ, dê, quần áo… Bản ghi này được gọi là bullae, một dạng hoá đơn ngày nay. Bullae được gửi cùng với hàng hoá nhằm giúp người nhận kiểm tra lại chất lượng và giá cả của số hàng mình nhận được. Lúc này vẫn chưa có hệ số đếm khác nhau cho đến năm 850 trước công nguyên, hệ số đếm Hindus-Arabic ra đời và được sử dụng cho đến ngày nay.

Việc giữ các bản ghi vẫn chưa được hình thức hoá cho tới mãi thế thứ 13, xuất phát từ các giao dịch kinh doanh và ngân hàng tại Florence, Venice and Genoa. Tuy nhiên, các tài khoản không thực sự thể hiện được bản chất nghiệp vụ giao dịch và hiếm khi cân đối.

Hệ thống kế toán kép được đưa ra ở Genoa làm cho việc lưu giữ các bản ghi có hệ thống hơn. Hệ thống này buộc các nghiệp vụ đơn phải được ghi 2 lần vào bên nợ (debit) và bên có (credit), được giới thiệu chính thức bởi Luca Pacioli trong cuốn Summa de Arithmetica, Geimetrica, Proportioni et Proportionalita năm 1494. Từ đó, ngành kế toán đã phát triển vượt bậc. Hệ thống kế toán kép đã trở thành nguyên tắc cơ bản cho thế giới kế toán ngày nay và Luca Pacioli được coi là cha đẻ của ngành kế toán. Về sau, có thêm các nghiên cứu khác như “How To Keep a Perfect AcCompte Of Debitour and Creditour” của James Peele năm 1553, “English System Of Book Keeping” của Edward Jones năm 1795.

Cho đến này, ý tưởng cơ bản của kế toán không thay đổi là bao so với các doanh nhân ở Genoa ngày ấy. Sự thay đổi lớn nằm ở các phương thức lưu bút toán. Máy tính và các phương tiện hiện đại khác đã giúp cho việc bút toán trở nên dễ dàng hơn và các thông tin về các đối tượng kinh tế cũng trở nên kịp thời và đáng tin cậy hơn.